Zo start je officieel als virtual assistant in België
Starten als Virtual Assistant is vooral veel administratieve zaken op orde brengen voor je echt effectief kan beginnen. In deze post neem ik je mee door alles wat ik zelf moest regelen: van de eerste keuzes en het inschrijven als zelfstandige, tot en met de dag dat ik live ging.
Eerst even dit: ben je er wel echt klaar voor?
Voor we bij de eerste echte officiële stap komen (jezelf inschrijven als zelfstandige), nemen we eerst een kijkje naar de voorbereidende stappen. Die zijn minstens even belangrijk, en verdienen ook wat denkwerk.
Eerst en vooral: ben je eigenlijk wel klaar om te freelancen?
Want je wordt niet enkel Virtual Assistant. Je wordt ook een onderneming, een business owner, een zaakvoerder, CEO, keuzemaker, manager, websitebouwer, social media manager én sales(wo)man. Elke taak van een bedrijf komt bij jou terecht.
Daarbovenop moet je je ook voorbereiden op het feit dat je vanaf nu zelf je opdrachten en klanten moet zoeken. Vooral dat kan in het begin lastig zijn. Je kan dus een tijdje zonder (vast) inkomen komen te zitten. Heb je een reservepotje om de eerste maanden te overbruggen? Je gaat niet meteen een volle agenda hebben, terwijl de kosten wel blijven komen. En zelfs daarna blijft het leven als freelancer vaak wat onstabiel: klanten en opdrachten komen en gaan. Wees dus klaar om het stabiele leventje van je loondienst los te laten.
Is je antwoord op "ben ik klaar om te freelancen" JA? Dan ben je klaar voor de volgende stap: de grote keuzes die je vooraf moet maken.
Keuzes die je vooraf zeker al moet maken
Hoofdberoep of bijberoep? Ikzelf startte volledig in hoofdberoep, zonder ook maar een eerste klant te hebben. Ik waagde de sprong omdat ik bijvoorbeeld geen huur te betalen had, en had een mooie reserve staan om enkele maanden te overbruggen. Maar denk hier goed over na als jouw situatie anders is. Heb je huur of kinderen te financieren? Dan is starten in bijberoep misschien de veiligere keuze. Zo bouw je eerst een klantenbasis op en zie je hoe alles verloopt, voor je je volledige stabiliteit opgeeft.
Eenmanszaak of vennootschap? Bekijk zelf de voor en nadelen, en hoe je wil starten. Ik koos voor een eenmanszaak met btw, maar dit is iets wat je later nog kan aanpassen als het nodig blijkt. Je kan trouwens ook zonder btw starten.
Bedrijfsnaam? Ook dit geef je meteen door. Je bedrijfsnaam kan gewoon je eigen naam zijn. Bij mij werd het Bureau Coco: ik had al langer een visie over de richting die ik uit wou, en dit paste daar het beste bij. Kijk eens naar andere Virtual Assistants op Google of social media voor wat inspiratie, of noteer enkele namen en vraag om een extra mening bij vrienden of familie. Je naam moet je namelijk meteen kunnen geven! Check ook even of je gekozen naam nog niet bestaat in België via een simpele Google search.
Welke diensten ga je aanbieden? Ik koos zelf voor administratieve diensten, en die geef je door via specifieke codes. Wil je later nog codes toevoegen (zoals social media of video-editing)? Dan betaal je daar telkens apart voor, zo'n 80 euro per aanpassing. Zorg er dus voor dat je meteen alles noteert wat je van plan bent te gaan doen, dat scheelt achteraf een hoop bijbetalen.
Dit is al een goede eerste brainstorm voor je aan het ondernemerschap begint. Informeer je dus goed: sommige dingen kan je later nog aanpassen, andere dan weer niet.
En dan nu, de officiële start van je onderneming
Stap 1: Sluit je aan bij een sociaal verzekeringsfonds. Dit is verplicht als ondernemer! Je hebt er meerdere, zoals Acerta, Xerius, Securex of Liantis. Kijk hoe zij omgaan met startende ondernemers en kies wat voor jou het toegankelijkst voelt. Ik zit zelf bij Xerius en ben hier heel blij mee, alles verliep prima online.
Tip: je sociale bijdrage wordt berekend per kwartaal. Kwartaal 1 loopt van januari tot april, kwartaal 2 van mei tot augustus, kwartaal 3 van september tot december. Is het bijvoorbeeld 25 april, net voor het einde van een kwartaal? Wacht dan nog even met inschrijven, anders betaal je voor een heel kwartaal terwijl je nog maar net gestart bent!
Stap 2: Schrijf je in bij je gekozen instantie. Geef je bedrijfsnaam en je keuze eenmanszaak of vennootschap door, en... YES, je bent officieel een ondernemer! Je krijgt meteen je ondernemingsnummer van je sociaal verzekeringsfonds. Nu nog even wachten op de activatie van je btw-nummer, via je instantie hoor je wanneer je volledig live bent.
Stap 3: Maak een zakelijke bankrekening aan. Nu je je ondernemingsnummer hebt, kan je dus ook een zakelijke rekening openen. Ik heb zowel mijn privé- als zakelijke rekening bij KBC.
Stap 4: Boekhouder of zelf proberen? Ik gebruik zelf het boekhoudprogramma Dexxter omdat mijn boekhouding niet te complex is. Bekijk zeker je opties!
Tip: vind je het allemaal wat te complex, of wil je extra steun bij je ondernemerschap? Unizo biedt een starterscoaching aan om je te helpen met je financiële plan, handig als je nog niet zeker bent van je inkomsten. Ik ben hier zelf ook mee gestart. Voor mij gaf het net dat extra duwtje in de rug en zelfzekerheid als startend ondernemer. Ik kreeg een coach die me bijstond bij al mijn keuzes (zowel financieel, creatief als administratief) en me vertelde wat haalbaar was en wat niet.
Wat kost dat nu allemaal, in het begin?
Even concreet, want dit wil je vooraf weten:
Inschrijven als ondernemer bij het ondernemingsloket: €109
Btw-activatie van je onderneming: €65
Zakelijke bankrekening (bijvoorbeeld bij KBC): €45 per jaar
Sociale bijdrage: bij mij was dat €778 in mijn eerste kwartaal
Website (bijvoorbeeld Squarespace): €105 per jaar
Boekhoudprogramma zoals Dexxter: €254,10. Deze is normaal duurder, maar ik kreeg korting. Wil je die kortingscode ook? Klik dan hier
Houd met kosten zoals dit dus zeker rekening in het begin.
Start je branding als VA
Nu komt het creatieve gedeelte van je onderneming. Deze stap kan je trouwens ook al voorbereiden voor je je officieel als ondernemer inschrijft.
Website maken. Welke websitebouwer kies je? Je kan gratis starten met Canva, of gaan voor iets professioneler en uitgebreider zoals Wix of Squarespace. Ik werkte zelf met Squarespace: in het begin best complex, maar zeker de moeite waard. Denk na over de stijl (klassiek, speels, kleurrijk?) en welke pagina's je nodig hebt. Bekijk zeker ook andere VA-websites om te zien wat er zoal op hoort te staan, of neem een kijkje op mijn eigen site: www.bureaucoco.com
Professioneel e-mailadres. Je kan natuurlijk gewoon met je oude hotmailadres aan de slag, maar een e-mailadres met je bedrijfsnaam erin oogt professioneler. Bij mij werd dat gerty@bureaucoco.com.
Tip: ik wou eigenlijk info@bureaucoco, maar "info" vooraan wordt bij veel mensen snel als spam gezien. Denk hier dus ook eventjes goed over na!
Logo. Hier kan je in het begin eventueel AI voor inschakelen om een idee te schetsen: geef je chatbot je naam, idee, functie, stijl en kleurvoorkeur door. Of ga zelf aan de slag met Canva templates, of huur een logo designer in.
Social media. Instagram, LinkedIn, Facebook, TikTok: maak op de platformen van jouw keuze een account aan met je bedrijfsnaam.
Fotoshoot. Start met een kleine fotoshoot, dit hoeft zeker niet professioneel te zijn. Zo toon je je gezicht aan de buitenwereld: we zijn misschien "virtual", maar laat mensen zien dat je geen robot bent, maar een echt mens. Deze foto's komen meteen van pas voor op je site en social media bij je bekendmaking.
En dan eindelijk: ga live!
En dan is het eindelijk zover. Spannend! Tijd voor de bekendmaking van je nieuwe carrière als VA!
Deel die eerste bijdrage op LinkedIn met het nieuws dat je een nieuwe start maakt, wie weet komt je eerste klant wel via je eigen netwerk. Post die eerste foto op Instagram. Deel de website waar je zo hard aan gewerkt hebt met iedereen om je heen.
Oké, ik ben officieel gestart... en nu? What’s next?
In mijn volgende blog bespreek ik hoe we de zoektocht naar klanten aanpakken!
